文件數碼化–為你公司帶來高效率的改變

  • 什麼是文件數碼化管理(DDM)?

文件數碼化管理(DDM),是指通過掃瞄設備,把紙類文件數碼化,並透過電腦軟體或系統來排列、管理和跟蹤電子文件。DDM不單是掃瞄服務。本公司除了為您提供收費相宜和高質素的文件掃瞄服務外,更可按您公司的需要為您度身訂做一個專用的文件管理系統。透過文件數碼化,公司不用再擔心文件櫃是否有足夠位置儲存文件。因為我們能幫您將它們全部轉換成容易管理的數碼資訊。我們會為舊文件資料加上電子索引條目,方便日後搜尋和整理。另外,我們會將您的文件備份,免去您遺失文件的煩惱。

 

 

  • 文件數碼化管理帶給你的五大好處:

為什麼要文件數碼化管理(DDM)?,公司不但可以節省存儲空間,加快翻閱資料的時間,以電子方式代替傳統的紙類文檔儲存,對公司日後業務的發展也有莫大的裨益。

  1. 加強公司競爭力 : 在現今分秒必爭的商業社會,文件數碼化是您領先競爭對手的不二法門。經數碼化後,文件能透過網絡即時分享、傳遞和轉送。很多在業界領先的企業,均會要求合作夥伴在數小時內提供所需的文件,例如:訂單,提貨單, 空運單等。以加快商業流程的速度及效率。
  2. 節省成本 :將紙類文件數碼化,減少昂貴的辦公空租金 。一個四抽屜檔案櫃儲存約 10,000頁的文件,經數碼化後1只光碟 (CD) 便可儲存。大量減省紙張和重新列印遺失文件的時間
  3. 災難恢復 : 重要的文件必需受到保護。不過,紙類文件的儲存方式會因長時間的擺放及積壓,而出現發黃發霉以及碎爛的問題。數碼化後文件則能永久保存圖像品質。即使遇到突發的意外損壞。如,火災,水災等,因為備份安全地存放在可靠的光盤及其他後勤設備 。公司可以即時將電子化文件滙入系統,迅速回復系統的運作。
  4. 縮短收帳週期 : 公司在收帳時能即時提供如訂單,提貨單,運貨單,和發票的細節。即時傳取足夠資料證據令欠款公司加快還款。
  5. 改善客戶關係 : 公司可即時傳取客戶資料,例如申請表格,附帶顧客簽署的付款收據或保養索償表格等。節省顧客等待的時間,提高滿意度。 對於如保險公司,酒店,零售商等各種服務性行業,需要爭取加強客戶關係的公司都特別受惠。

 

 

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